Успешная деятельность библиотеки непосредственно связана с конструктивной современной концепцией управления. В последние годы библиотечное управление претерпевает ряд существенных изменений, отказываясь от традиционных методов, стараясь соответствовать реалиям современности.
Библиотеки вплотную подходят к стратегическому планированию, рассматривая его как процесс управления, определяют с его помощью пути дальнейшего развития, меняют свою внутреннюю структуру, ищут новые функции управления инновациями, персоналом в условиях внедрения новых информационных технологий. Принципиально новое значение приобретают такие элементы стратегического управления, как контроль и измерение качества работы.
В последние годы в литературе по библиотечному делу параллельно употребляются понятия «управление библиотекой» и «библиотечный менеджмент» [5]. Поэтому целесообразно рассмотреть содержание этих понятий, отметить сходства и различия между ними, для чего обратимся, прежде всего, к общим их определениям, приводящимся в теоретических работах по управлению.
Понятие «управление» характеризует чрезвычайно широкую область человеческой деятельности. Управление появилось вместе с людьми. Там, где хотя бы два человека объединялись в стремлении достичь какую-либо общую цель, возникала задача координации их совместных действии, решение которой кто-то должен был брать на себя. В этих условиях один становился руководителем, управляющим, а другой его подчиненным, исполнителем.
Философский энциклопедический словарь трактует понятие управления, как функцию организованных систем, которая обеспечивает сохранение их структуры, поддержание режима деятельности, реализацию ее программы, цели [10].
В наш язык прочно вошли английские и американские термины, описывающие управленческую деятельность – «менеджмент», «менеджер». В настоящее время они чаще всего используются как идентичные понятиям «управление» и «руководитель» соответственно. Это находит отражение в определениях данных понятий в фундаментальных работах отечественных и зарубежных авторов, где раскрывается их содержание. Достаточно отметить работы по менеджменту таких авторов, как М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури, О. С. Виханский, В. Р. Веснин [2, 3, 4].
Менеджмент и управление в специальной управленческой литературе рассматриваются практически с одних и тех же позиций [2, 11]. Более часто используются следующие подходы к определению их сущности: наука (область человеческого знания); искусство (практика) выполнения работы; функция (вид деятельности); процесс; люди, управляющие организацией; орган или аппарат управления. С учетом этого далее используются термины «управление» и «менеджмент» и, соответственно, «руководитель» и «менеджер» как тождественные.
Современная система взглядов на управление библиотекой сложилась под воздействием объективных изменений в системе управления государством, освоения зарубежного опыта. В последние годы управление библиотечным делом сформировалось в самостоятельную научную дисциплину, уточнены предмет и терминологическая база. Определение, данное в терминологическом словаре по библиотечному делу, рассматривает управление библиотекой как деятельность, направленную на обеспечение функционирования библиотеки, повышение эффективности ее работы и развитие в соответствии с меняющимися потребностями пользователей и условиями внешней среды [1, 5].
В механизме управления библиотекой взаимодействуют два элемента: управляемая система (объект управления) и управляющая система (субъект управления). В качестве объекта управления выступают: библиотека и ее структурные подразделения; библиотечный персонал; библиотечно-библиографические ресурсы; экономические ресурсы.
Субъектом управления может быть коллективный орган управления и/или управляющее лицо (руководители разных рангов), наделенное полномочиями по управлению каким-либо объектом. Взаимосвязь субъекта и объекта управления реализуется через систему управления, включающую в себя цели, структуру, кадры, принципы, функции, методы и технологию управления.
Одной из главных задач управления является установление целей, ради достижения которых формируется, функционирует и развивается библиотека как целостная система. Целевая функция начинается с установления миссии библиотеки, выражающей смысл ее существования. В миссии детализируется статус библиотеки, декларируются принципы ее работы, заявления и действительные намерения руководства, дается определение самых важных характеристик управления. Наукой пока не выработаны какие-либо универсальные правила, применяемые при формулировке миссии, поэтому существует множество самых разнообразных подходов к определению ее содержания, отражающих оценку роли и значения библиотеки в первую очередь со стороны руководителей, принимающих решения. Центральным моментом миссии является ответ на вопрос: «Какова главная цель библиотеки?». На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности читателей, причем не только в настоящее время, но и в перспективе [8].
Миссия формулируется руководством, несущим ответственность за ее воплощение в жизнь путем постановки и реализации целей библиотеки. Цели - это конкретизация миссии в форме, доступной для управления процессом их реализации. Как правило, библиотека ставит и реализует не одну, а несколько целей, которые важны для ее функционирования и развития. Цель управления - это совокупность качественных, содержательных характеристик будущего состояния библиотеки, на основе чего формируются различные способы ее достижения (методы управления), происходят изменения в организационной структуре, осуществляется подбор кадров и т. д.
Цели управления дифференцируют по содержанию, уровню управления, времени выполнения. По содержанию они делятся в зависимости от объекта управления, например: «кадры», «читатели», «технология», «экономические ресурсы» и т. п. По времени цели делятся на долгосрочные и краткосрочные. По уровню управления цели бывают общебиблиотечными и целями конкретного структурного подразделения.
Основными чертами и свойствами целей являются: четкая ориентация на определенный интервал времени; конкретность и измеримость; непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами; контролируемость.
Одной из основных форм сознательного использования объективных законов в практике управления являются принципы управления [4, 11]. К ним относятся: научность - управление осуществляется на основе применения научных методов с учетом наличия библиотечно-библиографических ресурсов; системность рассмотрение библиотеки и протекающих в ней процессов в качестве единой системы, которой присущи: наличие составных частей (элементов, подсистем), и связей между ними, сочетание относительной самостоятельности каждого отдельного элемента с обязательным выполнением им функций, необходимых для существования библиотеки в целом, то есть ориентация на конечный результат; достижение соответствия действий субъектов управления особенностям объекта управления - качество управления всегда связано с величиной рассогласования (или ошибок) реального библиотечного процесса и соответствующих управленческих действий; обратная связь - основа саморегулирования, развития библиотеки и структурных подразделений; процесс обмена информацией - предоставляет средства для выработки и исполнения управленческих решений; оптимальное соотношение централизации и децентрализации - контроль и координация общесистемных проблем и расширение прав, обязанностей, полномочий нижестоящих уровней управления, инициатива библиотекарей; организационные принципы: единоначалие (решения принимает один руководитель), коллегиальность (решения принимает группа лиц), делегирование полномочий (руководитель передает подчиненному право принимать управленческие решения); рациональность системы управления - задачи функционирования библиотеки решаются экономными способами.
В настоящее время главное внимание в принципах управления обращается на человеческий или социальный аспект управления, на то, чтобы делать людей способными к совместным действиям, а их усилия более эффективными. При этом обязательны установление долевого участия каждого работника в общих результатах; умение слушать всех, с кем сталкивается в своей работе руководитель; честность и доверие к людям; стремление к формированию удовлетворенности работой.
В широком смысле под «управленческими кадрами» понимаются те, кому поручено руководство деятельностью других людей, организация их труда. Роль различных категорий кадров управления неоднозначна, поскольку по своей структуре кадры управления состоят из отдельных групп. «Единой номенклатурой должностей служащих» предусмотрено разделение управленческого персонала по функциям, которое разделяет управленческую и исполнительскую деятельность. В соответствии с этой номенклатурой все работники аппарата управления разделены на три категории: руководители - те, кто наделен правами принятия решений; специалисты - те, кто осуществляет управление техническими, технологическими процессами производства и другими сферами общественной жизни; технические исполнители - те, кто осуществляет вспомогательную работу по реализации функций управления.
Однако такое деление несколько условно. В деятельности различных категорий кадров управления может происходить «переплетение» тех или иных функций, зависящее от того, насколько рационально решены вопросы разделения труда, расстановки кадров и т. д. в конкретном коллективе.
Определение, данное в терминологическом словаре «Библиотечное дело», рассматривает руководителя как лицо, осуществляющее управление персоналом библиотеки либо ее подразделения - филиала, отделения, отдела, сектора [1].
В трудовом праве руководители определяются как должностные лица, обладающие распорядительными, контрольными и дисциплинарными полномочиями и несущие определенную ответственность. Определяющей чертой руководителя является наличие прав и полномочий по принятию и руководству реализацией управленческих решений, касающихся объекта руководства и подчиненного коллектива работников.
Библиотека, как и любая другая организация, не может существовать без руководителей, которые обеспечивают выполнение библиотекой ее основного предназначения; разрабатывают стратегию поведения в изменяющемся окружении; являются основным информационным звеном связи с миром; официально представляют библиотеку; несут формальную ответственность за результаты деятельности библиотеки и т. д.
Руководители являются ключевыми фигурами в библиотеке, однако не все они играют одинаковую роль и занимают в ней одинаковые позиции. Задачи, решаемые различными руководителями, также неодинаковы, а выполняемые ими функции неидентичны. Это связано с тем, что в любой библиотеке существует иерархия и выполняются различные виды управленческой деятельности.
В зависимости от объекта управления принято выделять следующие типы руководителей: линейные руководители (осуществляющие общее руководство каким-либо объектом управления в целом); функциональные руководители (возглавляющие функциональные отделы и службы, обеспечивающие выполнение какой-либо функции управления: планирование, контроль, учет и т. д.).
В зависимости от уровня управления выделяются: руководители высшего звена управления (административно-управленческий персонал - дирекция, выполняющая функции администрирования, общего руководства деятельностью библиотеки); руководители среднего звена управления (линейные и функциональные руководители - заведующие отделами); руководители низового звена управления (заведующие секторами, группами, филиалами).
К управленческому персоналу библиотеки относятся, как правило, только работники, в чьей деятельности функции управления превалируют над производственными (однако это правило распространяется в основном на крупные библиотеки). В библиотеках с небольшим штатом в деятельности руководителей структурных подразделений преобладают обычно не управленческие, а производственные функции.
Е. А. Фенелонов подчеркивает, что особенностью библиотечных управленческих структур является то обстоятельство, что для многих руководителей подразделений управленческая работа - это некий довесок к основной производственной работе, и объем чисто управленческой деятельности, как правило, значительно меньше общего объема их трудовых затрат [9].
При этом на руководителя структурного подразделения возлагаются, как правило, наиболее сложные виды работ, требующие высокой квалификации. Например, заведующий отделом обслуживания библиотеки принимает непосредственное участие в обслуживании читателей, организует и проводит массовые мероприятия, а заведующий библиографическим отделом выполняет наиболее сложные библиографические справки, готовит библиографические пособия, ведет работу по формированию информационной культуры читателей.
Являясь объектом осуществления управленческой деятельности, руководители играют в библиотеке ряд разнообразных ролей. Среди них можно выделить три ключевые роли. Роль по принятию решения выражается в том, что руководитель определяет направления развития библиотеки, решает вопросы распределения ресурсов, осуществляет текущие корректировки и т. д. Право принятия решения имеет только руководитель, и наделенный этим правом он несет ответственность за его последствия. Поэтому руководитель должен не только уметь выбирать наилучший вариант решения (это может сделать специалист или ЭВМ), он должен решиться на то, чтобы рискнуть. Информационная роль состоит в том, что руководитель собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет ее в виде фактов и нормативных документов, разъясняет политику и основные цели библиотеки. От того, насколько четко и ясно он может доводить информацию до сотрудников библиотеки, зависит результат его работы. Роль лидера заключается в умении формировать отношения внутри и вне библиотеки, мотивировать сотрудников на достижение целей, координировать их усилия,
выступать в качестве представителя библиотеки. Современный руководитель библиотеки должен быть тем человеком, за которым люди готовы идти, идеям которого они готовы верить, потому что каким бы хорошим и грамотным специалистом не был руководитель, без поддержки он не сможет успешно управлять коллективом.
Специфика решаемых задач предопределяет преимущественно умственный, творческий характер управленческого труда. Как вид общественного труда управленческий труд имеет характерные черты, общие с другими видами трудовой деятельности человека, он имеет те же основные элементы, что и другие виды труда: предмет, средства, результат.
Предметом управленческого труда является информация, которая характеризует состояние управляемого объекта в данный момент. Средствами труда являются мозг человека и средства организационной и вычислительной техники. Результат управленческого труда - управленческое решение или действие, необходимое для достижения целей, которые стоят перед объектом управления.
Управленческий труд - особый вид труда, возникший в результате разделения и кооперации общественного труда, обладающий двуединой особенностью. Во-первых, в силу необходимого профессионализма он отделен от физических нагрузок и сосредоточен на умственном труде. Во-вторых, он все же не оторван от производственной деятельности библиотеки, направленной на создание библиотечных продуктов и оказание библиотечных услуг.
И. М. Суслова выделяет три вида умственного труда в управлении коллективом библиотеки.
1. Эвристический труд - труд руководителей и специалистов, в полной мере отражающий природу творческой умственной деятельности. По своему функциональному назначению он направлен на исследование и разработку различных проблем. Результаты этой деятельности - выработка и принятие решений, направленных как на постановку целей и задач, так и на определение путей и методов их осуществления. По своему содержанию эвристический труд состоит из двух видов операций: аналитических и конструктивных. Аналитические операции - это получение и восприятие информации, необходимой для принятия того или иного решения. К ним относятся изучение литературных источников, рассмотрение документов, беседы, опросы, непосредственные наблюдения, изложение результатов анализа в соответствующих документах. Конструктивные операции связаны с подготовкой и принятием конкретного управленческого решения. Они различаются в зависимости от содержания, характера, сложности решений, а также от соответствующих методов их индивидуального и коллективного поиска.
2. Административный труд - специфический вид умственного труда, функциональным назначением которого является непосредственное руководство действиями и поведением людей в процессе их трудовой деятельности. Административный труд подразумевает выполнение следующих операций: служебно-коммуникационных - передача и прием устной информации путем обхода рабочих мест, приема сотрудников, телефонных переговоров; распорядительных -доведение решений до исполнителей путем отдачи распоряжений, письменных приказов, указаний, установления заданий исполнителям, инструктажа, составления и утверждения письменных инструкций; координационных - согласование работы различных подразделений путем проведения совещаний, заседаний, составление плана-графика с указанием исполнителей и сроков; контрольно-оценочных - контроль за исполнением приказов, решений совещаний, планов, заданий, поручений, оценка работы подразделений и исполнителей, поощрения, взыскания.
3. Операторный труд - это главным образом труд технических исполнителей по выполнению стереотипных операций, необходимых для обеспечения процессов управления: перепечатка материалов, статистический учет и т. д. Особенность этого вида труда заключается в том, что здесь наиболее простые элементы умственной работы совмещаются с действиями, требующими физических усилий [6, 7].
Другая специфичная особенность управленческого труда связана с соотношением в нем науки и искусства. В своих действиях руководитель исходит из осмысления законов общественного развития, опирается на научный анализ. С другой стороны, труд руководителя требует опыта, индивидуального мастерства, таланта. Овладение научным подходом позволяет увязать конечные результаты деятельности руководимого коллектива с социальными интересами его членов. Овладение искусством управления позволяет гибко использовать открывающиеся возможности в зависимости от реальных условий, оперировать имеющимся арсеналом средств и методов управления.
Искусство руководителя выражается в способности принимать правильные решения не только на основе логических суждений, но и в сочетании с интуицией, элементами импровизации, что в значительной мере может быть отнесено к области искусства. Действия руководителей, процесс принятия решений во многих ситуациях (особенно в случаях недостаточного объема информации, когда на первый план выступают такие факторы, как опыт, знания, интуиция руководителя) носят ярко выраженный характер творчества.
Как еще одну особенность труда руководителей можно отметить высокий уровень сложности этой работы, определяемый, прежде всего сложностью функций, выполняемых в процессе труда, разнообразием выполняемых работ, масштабами руководства, степенью ответственности и другими факторами. Сложность процесса управления, его творческий характер, а также другие факторы делают управленческий труд одним из самых сложных видов человеческой деятельности.
Понимание управления как процесса принятия управленческих решений заключается в том, что любая ситуация, возникающая в процессе управления, является для руководителя задачей и требует от него принятия решений. Управленческое решение - это результат конкретной управленческой деятельности, и его принятие можно рассматривать как процесс, состоящий из трех стадий: подготовка решения (производится анализ ситуации, включающий поиск, сбор и обработку информации, а также выявляются и формулируются проблемы, требующие решения); собственно принятие решения (осуществляется проработка и оценка альтернативных решений и действий на основе многовариантных расчетов, проводится отбор критериев для выявления оптимального решения, осуществляется выбор и принятие наилучшего решения); реализация решения (принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата).
Управленческие решения должны отвечать определенным требованиям, а именно: обоснованности, четкости формулировок, реальной осуществимости, своевременности, экономичности (определяемой по размерам затрат), эффективности (как степенью достижения поставленных целей в сопоставлении с затратами ресурсов).
Важным условием положительного воздействия решения на работу библиотеки является его согласованность с ранее принятыми (как по вертикали, так и по горизонтали управления). В библиотеке принимается большое количество самых разнообразных решений, различающихся по содержанию, срокам действия и разработки, направленности и масштабам воздействия, уровню принятия, информационной обеспеченности.
Принятие правильных решений - это область управленческого искусства. Способности и умения принимать правильные решения развиваются с опытом, приобретаемым руководителем на протяжении всей жизни. Совокупность подобных знаний и умений составляет компетенцию руководителя и, в зависимости от достигнутого уровня компетенции, говорит об эффективности работы руководителя.
Литература:
1. Библиотечное дело: терминол. словарь. - М: [б. и], 1997. - 320 с.
2. Веснин В. Р. Менеджмент: учеб. для вузов/В. Р. Веснин. - М.: Элит-2000, 2003. - 546 с.
3. Виханский О. С. Менеджмент: учебник/О. С. Виханский, А. И. Наумов. - 3-е изд. - М.: Гардарики, 2002. - 527 с.
4. Мескон М. Основы менеджмента: учебник: пер. с англ./М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури; общ. ред. и вступ. ст. Л. И. Евенко. - М.: Дело, 1995. - 701 с.
5. Справочник библиотекаря/науч. ред. А. Н. Ванеев, В. А. Минкина. - СПб.: Профессия, 2004. - 448 с.
6. Суслова И. М. Управленческий труд в библиотеке/И. М. Суслова//Науч. и техн. б-ки. - 1993. - № 8. - С. 10-15.
7. Суслова И. М. Основы библиотечного менеджмента: учеб.-практ. пособие/И. М. Суслова - М.: Либерея, 2000. - 232 с.
8. Управление библиотекой: учеб.-практ. пособие/Аверьянов А. С, Ванеев A. H., Горев В. Г. и др. - СПб.: Профессия, 2005. - 302 с.
9. Фенелонов Е. А. Управление общедоступными библиотеками в современной России/Е. А. Фенелонов. - М.: РГБ, 1997. - 176 с. 10. Философский энциклопедический словарь. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 575 с.
11. Шегда А. В. Основы менеджмента: учеб. пособие/А. В. Шегда. - К.: Знания, 1998. - 511 с. |
