Как избежать ошибок планирования?
Изменения — неотъемлемый атрибут современного общества. Сегодня жизнедеятельность библиотек протекает в условиях непрерывно меняющейся среды, связанной с развитием новых технологий, телекоммуникаций, появлением новых носителей информации и других передовых направлений современной науки и техники, что, с одной стороны, кардинальным образом трансформирует библиотечную сферу деятельности, а с другой — создаёт новые возможности для решения технологических задач и проблем. Способность и готовность адекватно реагировать на влияние внешних и внутренних факторов, оперативно адаптироваться — основное условие развития библиотек и самый надежный залог успеха в будушем.
За последние пять лет число интернет-пользователей в мире удвоилось. На протяжении 2010 г. оно должно превысить отметку в 2 млрд, составив около трети всего населения Земли, говорится в отчёте Международного союза электросвязи. Ожидается, что к концу года статус «онлайн» получит 71 процент населения развитых стран, тогда как для развивающихся государств данный показатель составит всего 21 процент. Если же оценить мировую тенденцию потерь количества читателей в библиотеках, окажется, что она практически пропорциональна увеличению числа интернет-пользователей. Количество читателей ГПНТБ СО РАН снижается год от года (начиная с 1992 г.) и уменьшилось на сегодняшний день в 2 раза, составив в 2009 г. 15 948 человек (рис. 1). При этом количество пользователей библиотеки, в том числе зарегистрированных через электронные информационные сети, за последние 4 года удвоилось (рис. 2). Учитывая тот факт, что общее количество пользователей определяется суммированием числа читателей, абонентов, посетителей мероприятий и обратившихся в библиотеку через электронные информационные сети, в целом данный отчётный показатель выглядит вполне благополучно.
В этих условиях стратегической целью развития библиотек и основой реализации информационной функции может быть их преобразование в полноценного партнёра сети Интернет, выполняющего роль «путеводителя» по огромным потокам информации с использованием современных сервисов, технологий и всевозможных информационных ресурсов.
ЧТО ТАКОЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ СТРАТЕГИЯ?
Стратегический менеджмент как целостная научно обоснованная система знаний сформировалась в последней трети XX века и связана с такими именами, как И. Ансофф, Г. Минцберг, П. Друкер, А. Томпсон, А. Стрикленд и др. Вместе с тем процесс разработки стратегий и стратегических планов всегда сопутствовал развитию человеческого общества. Основы стратегического управления уходят корнями в далёкое прошлое. Говоря об истории вопроса, часто упоминают об Александре Македонском и его воинских успехах, которых он достигал за счёт концентрации сил в нужном месте и в нужное время. С точки зрения современного менеджмента, под стратегией понимается управленческий план, направленный на укрепление позиций организации, удовлетворение потребностей её клиентов и достижение определённых результатов деятельности.
Интеграция технологии и стратегии получила широкое применение в 80-х годах XX века. Вместе с тем, как отмечает Дэвид Форд, в последние годы гуру от менеджмента учат, что технологическая стратегия должна быть неотъемлемым элементом всё удлиняющегося списка проблем, требующих их особого внимания; однако практически никто не объясняет менеджерам, что это такое и в чем состоит её реализация.
Технологическую стратегию подразделяют на наступательную, оборонительную и имитационную. Проецируя данные виды стратегий на библиотечную сферу деятельности, можно представить их содержание. Для удобства мы создали таблицу «Виды технологических стратегий в библиотеке».
Применительно к деятельности библиотеки технологическая стратегия может рассматриваться как формализованное системное представление стратегических целей по повышению уровня технологического развития на основе комплексного изучения сложившегося и будущего характера воздействия внутренних и внешних факторов на результативность библиотечной технологии. Определение стратегических целей в области технологии зависит от достигнутого библиотекой уровня и во многом определяет стратегическую модель развития библиотеки в целом в долгосрочной перспективе. При этом библиотека должна уметь выбрать эффективную стратегию с учётом имеющихся условий деятельности и легко воспринимать новые технологические решения. Для этого необходимо создать определённые условия как для выработки стратеги-ческих решений, так и для их реализации, включая наиболее инициативных специалистов, обладающих определённым деловым и профессиональным опытом.
В настоящее время требуется новый подход к формулировке стратегии, который основывается на анализе и развитии стержневой технологии библиотеки. Строительными блоками такой стратегии служит технология, а не продукция или услуги. Учитывая тот факт, что любые технологические изменения в библиотеках в последние годы так или иначе связаны с внедрением информационных технологий (ИТ), можно говорить об актуальности разработки в библиотеках ИТ-стратегии.
ИТ-СТРАТЕГИЯ — НОВОЕ НАПРАВЛЕНИЕ ПЛАНИРОВАНИЯ
Исследование применения в деятельности библиотек тех или иных инструментов, методов, моделей стратегического управления позволило выявить следующую совокупность факторов, обусловливающих необходимость использования стратегического управления информационными технологиями в библиотеке:
• изменение условий и характеристик внешней среды;
• появление инновационных технологических возможностей;
• диверсификация информационных потребностей читателей и их усложнение;
• необходимость библиотечного и информационного обслуживания на качественно новой основе;
• стремление вывести библиотечную отрасль в ранг перспективной и востребованной;
• развитие современной теории управления;
• рост осознания того, как важны разработки стратегических направлений развития в долгосрочной перспективе;
• усиление потребности в эффективных инструментах управления в изменчивой и неопределённой среде.
Одно из первых изданий по стратегическому планированию применения передовых технологий в процессе совместного использования ресурсов библиотек в штате Нью-Йорк вышло в 1987 г. В 1998 г. издан практический справочник «Планирование автоматизации библиотеки» (авторы: J. A. Cohn, A. L. Kelsey, К. М. Fiels), состоящий из трёх частей. В первой части «Создание базового технологического плана» рассматривается выработка стратегии информационных технологий, обсуждаются аспекты общего процесса планирования — например, создание ядерных групп, проведение «мозговых атак», модель двухдневного процесса по разработке стратегических планов.
Во второй части авторы переходят к более специфическим действиям по созданию системы управления библиотекой. Перечисляются отдельные этапы: рассмотрение вариантов и альтернатив автоматизации, генеральная ревизия каталога, ретроспективное преобразование каталога в электронную форму, компоновка и реализация системы с такими деталями, как перевод потребностей и приоритетов в спецификации для сетевой системы или учёт спецификаций при организации тендера.
Часть третья называется «Планирование БД системы». Затрагиваются вопросы выполнения рабочих операций внутренними силами или по внешнему контракту, кратко описывается формат MARC, приводится полезный перечень стандартов для всех аспектов библиотечной автоматизации.
В 2005 году Российская библиотечная ассоциация призвала библиотечное сообщество России, представителей органов государственного управления и местного самоуправления разрабатывать стратегию и программы информатизации публичных библиотек, руководствуясь принципами, провозглашёнными в манифесте. Основными разделами манифеста стали:
• стратегия информатизации публичных библиотек;
• задачи публичной библиотеки в области со-здания информационных электронных ресурсов;
• задачи публичной библиотеки в области информационного обслуживания;
• задачи публичной библиотеки в области подготовки персонала.
В этом же году Кемеровской областной научной библиотекой имени В.Д. Фёдорова была предложена Стратегия развития автоматизированных технологий.
Выделение ИТ-стратегии в отдельное направление планирования находится на стадии своего зарождения. В марте 2009 г. опубликован доклад о состоянии и перспективах стратегического развития информационных технологий Библиотеки Конгресса США. В докладе отмечается, что, несмотря на достаточно существенные успехи в области развития инфраструктуры ИТ, имеются недостатки, для решения которых необходимо предпринять стратегические решения: в частности, избегать инвестирования в дублирующие технологии.
Исходя из анализа имеющихся источников, можно сделать вывод, что ИТ-стратегия, представляющая собой документ, содержащий описание мер и действий по достижению перспективных целей библиотеки, должна раскрывать основные направления развития библиотеки, совершенствование её информационной, управленческой и иных видов деятельности с помощью современных информационных и коммуникационных технологий, включать перечисление проектов реализации ИТ поданным направлениям, целей, последовательности и сроков их реализации, необходимых ресурсов, рисков и прочих параметров.
СОДЕРЖАНИЕ ИТ-СТРАТЕГИИ
ИТ-стратегия предполагает рациональное ис-пользование имеющихся в организации информационных технологий, которые отвечают требованиям времени и поддерживают её миссию. Принципы разработки любой стратегии одинаковы, и ИТ-стратегия — не исключение. Однако необходимо чётко определить основные компоненты, которым будет уделено внимание при разработке плана.
Обычный ИТ-план отличается от стратегии тем, что он:
• рассчитан на более короткий срок (обычные планы составляются на год, тогда как стратегия разрабатывается на три года);
• привязан к конкретным продуктам;
• не анализирует степень автоматизации технологических процессов;
• слабо согласуется с потребностями библиотеки, что объясняется малым участием в ИТ-планировании самой заинтересованной стороны — руководителей и ключевых пользователей;
• при этом большое количество проектов по внедрению ИТ, инициированных различными подразделениями библиотеки, оказываются не связаны между собой.
Для формирования полноценного стратегического плана развития ИТ в библиотеке должны быть созданы соответствующие организационные и финансовые условия и предпосылки.
ИТ-стратегия может включать следующие разделы:
• описание ИТ-инфраструктуры (персональные компьютеры, серверы, сети, системы), которая обеспечивает работоспособность библиотеки;
• описание существующей и будущей архитектуры информационных систем и данных;
• разработка структуры и численности ИТ-службы, обеспечивающей бесперебойную работу информационных систем и оборудования;
• расчёт расходов на ИТ, включая внутренние затраты библиотеки, а также затраты на услуги и продукты внешних поставщиков, консультантов и интеграторов;
• укрупнённое расписание важнейших ИТ-проектов;
• запланированные инициативы в масштабах библиотеки, включая организационные изменения, развитие рынка и технологий, меры по решению идентифицированных проблем;
• планируемые действия и изменения ИТ в подразделениях;
• предполагаемые или ожидаемые действия как реакция на изменения внешней среды, включая недавно принятые или планируемые законодательные акты и т. п.
При разработке ИТ-стратегии библиотеки предлагаю выделить следующие компоненты:
• IT-инфраструктура (компьютеры, телекоммуникации, системное программное обеспечение и информационные системы (прикладное программное обеспечение);
• информационные ресурсы и услуги;
• персонал, включая сотрудников ИТ-служб.
Таким образом, IТ-стратегию можно рассматривать как взаимосвязанный комплекс действий по планированию 4 составляющих, которые принимает каждая библиотека для достижения своих целей с учётом собственного ресурсного потенциала, а также факторов и ограничений внешний среды.
Наличие такого целостного долгосрочного плана позволяет оптимизировать расходы на IT-ресурсы, свести к минимуму риск закрытия тех или иных проектов из-за внутренних изменений в библиотеке, оптимизировать численность подразделений и структуру библиотеки, а также развивать информационно-библиотечные услуги с помощью современных веб-сервисов, отвечающих запросам пользователей — в частности, предоставляемых в Интернете с помощью специальных программных средств:
• RSS (Google Reader, IE, FF и др.)
• блоги (LiveJournal, Livelnternet, Twitter и др.)
• социальные сети (Facebook, ВКонтакте, Одноклассники и др.)
• обмен мгновенными сообщениями (Meebo, Skype, ICQ и др.)
• социальные закладки (Delicious, memori.ru и др.)
• видеохостинги (RuTube, YouTube)
• фотохостинги (Flickr, Яндекс-Фотки, ФОTO@mail.ru и др.)
• контекстная реклама (Google Adsense, Я.Директ).
Наличие стратегического плана внедрения и использования ИТ обеспечивает интегрированный подход к модернизации технологических процессов в библиотеке и позволяет избежать, например, типичных ошибок «лоскутной» автоматизации. Эффективное функционирование системы стратегического анализа в библиотеке заключается не в разработке непосредственного механизма предотвращения возможного влияния негативных факторов внешней и внутренней среды, а в создании вариантов гибких сценариев для принятия оптимального на каждом конкретном уровне управления.
Технология является не единственным, но в то же время неотъемлемым элементом стратегии. Следовательно, она должна быть интегрирована в стратегическое мышление и процесс планирования библиотеки. Стратегическое управление, то есть умение моделировать ситуацию, способность выявлять перспективные информационные технологии, разрабатывать стратегии и воплощать их в жизнь — важнейший аспект развития библиотеки в нынешних условиях, позволяющий не отставать от реалий сегодняшнего дня и реапизовывать свою миссию в новых формах и с помощью современных и перспективных информационных технологий. |
